Agendar una reunión con tu equipo de trabajo puede convertirse en un verdadero drama. Pero Calendly ofrece una práctica solución.
No solo se trata de lograr que coincidan los espacios libres, incluso entre los amantes de la planificación. Sino también disponer de notificaciones para que nadie olvide la cita.
Esta aplicación promete ayudarte a organizar tus tareas, enfocar tu trabajo y a no perder el tiempo. ¿Te interesa? Entérate de cómo funciona Calendly y encuentra siempre el momento perfecto.
¿Qué es Calendly y para qué sirve?
Podría decirte que Calendly es solo una aplicación para programar citas y reuniones. Pero en realidad, un bastante más que eso.
Al crear tu cuenta en esta herramienta, pones a disposición de tus clientes o equipo de trabajo únicamente los horarios que tienes disponibles.
De este modo, sabrán exactamente cuándo puedes atenderles y reservar el espacio de tiempo. Sin afectar tus horas de descanso y evitando el inconveniente de programar dos citas a la vez.
¿Cómo funciona la herramienta?
Para comenzar a organizarte con Calendly debes tener una cuenta. Esto significa, registrarte con tu correo electrónico y contraseña. Aunque la forma más sencilla es a través de tu perfil de Google.
Inmediatamente podrás acceder a las opciones de configuración. Aquí, además del horario de trabajo, tienes la posibilidad de indicar el rol que cumples (ventas, atención al cliente, autónomo, consultor, educador u otro).
Teniendo esto listo, solo resto comenzar a organizar tus citas o compartir tu calendario de disponibilidad con los interesados.
1. Configurar Calendly con tus horarios disponibles
Como ya te mencioné, la configuración es muy sencilla, pero debes tomar el tiempo para hacerla bien. Pues de ahí dependerá el calendario que pondrás a disposición de tus contactos.
La configuración por defecto indica un horario de trabajo de lunes a viernes, desde las 9:00 hasta las 17:00 horas. El cual podrás ajustar según tu jornada y a tu entera conveniencia.
Elegir el canal virtual o presencial
A la hora de programar tus reuniones, Calendly ofrece la posibilidad de llevarla a cabo de forma presencial o virtual. En los encuentros presenciales debes agregar los datos de la ubicación.
En caso de seleccionar preferir los encuentros virtuales podrás escoger entre las distintas plataformas de conferencia web. Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex y GoToMeeting son las que por ahora están disponibles.
También puedes optar por señalar el encuentro como una llamada telefónica. O bien, darle al invitado la responsabilidad de seleccionar el tipo y ubicación de la reunión.
2. Compartir el enlace
Esta opción está relacionada con un determinado evento, aunque también es posible difundir tu enlace personal de Calendly para dar a conocer la disponibilidad en tu calendario.
En las reuniones, una vez creado e indicados todos los detalles, estará listo el enlace del mismo. Este link puedes compartirlo con tus invitados a través de un mensaje para que accedan a la reunión, confirmen su asistencia o escojan el horario que prefieran.
3. Recibir las reservas
Cuando un usuario invitado abre el enlace de la reunión, recibe junto a los detalles de la misma. Además, en caso de ser un evento con plazas de participación podrá reservar su lugar en una hora y fecha disponible.
Entonces como organizador recibirás la notificación de la reserva y tu calendario se actualizará en tiempo real. Indicando tras cada confirmación el resto de plazas y horarios disponibles.
4. Tener reuniones o reprogramarlas
Una vez organizado el flujo de trabajo, solo queda cumplir con las reuniones. Pero no te preocupes, porque Calendly ofrece opciones de recordatorio para todos los invitados.
Además de esto, tienes la oportunidad de agregar un lapso antes y después de cada cita. Así podrás prepararte con tiempo o reprogramar tus reuniones ante alguna eventualidad.
Ventajas de usar Calendly en tus proyectos
Si aún no estás convencido de lo productivo que puedes llegar a ser con Calendly, presta atención a cada una de estas ventajas.
Descubre algunas de las razones por las cuales incluir esta herramienta en tus proyectos de marketing digital.
1. Sincronización automática
Es compatible con otras herramientas como el calendario de Google, Outlook. Office 365 o iCloud.
Pero además, al utilizar Calendly puedes sincronizar de forma inmediata y automática, todas las actividades programadas en estas plataformas.
2. Recordatorios y seguimientos
Evita que alguna de las partes olvide su cita. Envío de push notifications es de forma automática, tanto para ti como tus invitados.
Además, en el caso de reuniones con límite de participantes, te mantiene al tanto de la lista de confirmaciones.
3. Fácil de coordinar y reprogramar
Calendly te permite dejar de lado el interminable intercambio de correos para organizar tus citas de trabajo.
Puedes coordinar tus reuniones o colocar tus horarios disponibles. Incluso, en caso que debas reprogramar, los cambios serán notificados de forma inmediata a todos los participantes.
4. Reuniones individuales o grupales
Las ventajas de Calendly brinda la flexibilidad de seleccionar eventos de diferentes tipos. Así, con la misma herramienta coordinas reuniones individuales o grupales.
Por otro lado, la selección del horario puede ser dispuesta por ti, acordada por el grupo de invitados o bien dejar que la otra persona decida. Claro, todo esto según tu disponibilidad en calendario.
5. Prueba gratuita de 14 días
Puedes comenzar a organizar tu calendario con Calendly inmediatamente. Regístrate y accede a su prueba gratuita por 14 días, sin necesidad de tarjea de crédito o cualquier otro compromiso de pago.
Tendrás acceso de forma gratuita, solo que al finalizar la prueba tu cuenta pasará al plan básico gratuito a menos que te suscribas a alguno de los planes.
6. Muchísimas integraciones
Además de las funciones propias de Calendly, esta aplicación permite la integración con miles de herramientas y programas de gestión.
Las herramientas y complementos de Zapier, Salesforce o GoToMeeting son totalmente compatibles con Calendly. Solo puedo añadir que esta ventaja convierte lo bueno en simplemente mucho mejor.
7. Embeber Calendly en tu página web
Por si fuera poco, es una aplicación que no obliga a tus clientes a registrarse. Pues, con algunas simples líneas de código lo puedes embeber tu calendario de citas en tu sitio web.
Así, solo debes estar al pendiente de las notificaciones y mantener tu calendario de reuniones al día.
¿Existen desventajas?
Siendo bastante honesto, las desventajas son muy pocas. Tal vez el servicio de soporte deja algo más que desear, considerando que es una herramienta que busca optimizar el uso del tiempo.
Por otro lado, tiene inconvenientes para el trabajo colaborativo. Ya que para esto los miembros del equipo deben estar incluidos en tu cuenta de Calendly.
Precios y planes
Además de la versión gratuita, disponible por 14 días, Calendly ofrece hasta cinco planes de suscripción.
- Plan Basic: es funcional, aunque dispones de un único calendario, permite activar un solo tipo de eventos a la vez y tiene limitaciones en cuanto a notificaciones y personalización.
- Essentials: incluye la automatización de los recordatorios, admite dos conexiones de calendarios, pero sin límites de eventos. Además puedes personalizar las políticas de cancelación y gestionar links de confirmación.
- Plan Professional: dispones de 6 calendarios, automatización de notificaciones por correo y también vía SMS. Además de la gestión de agenda y reprogramación de eventos.
- Plan Teams: contempla todas las funciones operativas de Calendly de forma ilimitada. Ideal para agencias y grandes grupos de trabajo.
- Enterprise: es el plan dedicado a las grandes empresas, además de las funciones del Teams incluye una sólida plataforma de seguridad, autenticación de usuarios y servicio de soporte inmediato.
A excepción del Basic, todos los planes ofrecen la función de generar informes estadísticos.
Alternativas a Calendly
Es claro que Calendly no es la única herramienta para programar citas que hay en el mercado. Además de las opciones comunes, otros programas ofrecen funciones similares.
Así que demos un vistazo y comparemos algunas de estas opciones:
1. SimplyBook
También es un sistema gratuito de reservas en línea, aunque tiene bastantes semejanzas con Calendly, este último se destaca por un menor costo y su facilidad de uso e integración.
Sin embargo, SimplyBook tiene a su favor el buen servicio de soporte 24/7 que brinda a sus clientes.
2. Doodle
Más que ofrecer un calendario, a través de una encuesta diseñada por Doodle, encuentras entre los participantes un espacio y lugar de reunión.
Esto la hace totalmente diferente a Calendly, pero conveniente para programar diferentes reuniones con grandes grupos.
3. Calendar
Calendar combina la generación de enlaces de Calendly y las encuestas de conveniencia que ofrece Doodle.
Incorpora sugerencias de lugares que puedan resultar convenientes para los participantes de una reunión presencial. Además de una vista preliminar de las próximas reuniones y amplias opciones de configuración de citas.
4. Hubspot Meetings
HubSpot Meeting es la opción correcta para los usuarios de la plataforma HubSpot CRM. Aunque Calendly puede integrarse a la perfección.
De forma similar, ambas aplicaciones tienen versiones gratuitas, trabajan con sistema de reservas y enlaces de confirmación.
Conclusiones
Herramientas como Calendly te ayudan a organizar tu tiempo y sin duda, le agregan un toque profesional a tu agenda de trabajo.
Es indispensable que prestes atención a los ajustes de tu cuenta. Pues, es la presentación que recibirán tus invitados al abrir tus enlaces o acceder a tu calendario.
En el marketing digital, ninguna herramienta te hará más eficiente si no te propones a cumplir con lo que prometes. Aunque sin duda, Calendly te ayudará a crear y fortalecer el hábito de planificar.
El éxito que puedes alcanzar con Calendly seguramente te hará decidirte por uno de sus planes de pago. Analiza con detalle tus opciones y comienza a organizar mejor tu tiempo.
